关于进一步规范公文管理的通知

发布时间:2019-12-13 点击量:
各二级学院、中心、处室(馆):
       为提高公文质量和办公效率,按照领导指示,近日办公室将各部门公文中出现的问题进行了梳理总结,主要存在两方面的问题:一是语言文字不精练、口语化倾向、层次不清晰、观点不明确等;二是公文格式不规范,字体、行间距、结构层次序数、页码、页边距等不统一。现将公文写作有关事项重申如下,请各部门认真遵照执行。
       一、提高公文质量和写作水平
       (一)公文内容
       简明扼要,层次分明,突出重点,篇幅力求简短。语言文字力求规范准确、规范,严肃严谨,用语规范,避免口语化。格式要正确
       (二)提高公文质量
       一是要文件种类正确,文体相符;二是要主题鲜明,文题相符;三是要结构严谨,层次分明;四是要短小精悍,通俗易懂;五是要逻辑缜密,用词准确;六是要一文一事,简单明了。
       (三)公文的把关
       起草公文时,要准确体现公文意图,结合工作实际,按照相关要求和精神,正确提炼观点,准确把握主旨。拟稿部门负责人对公文质量负领导责任,拟稿人对公文质量负直接责任,做到层层负责,层层把关。
       二、规范公文格式
       (一)草拟公文应当符合以下基本要求
       1.情况属实,观点明确,表述准确,结构严谨,条例清楚,字词规范,标点正确。
       2.引文、人名、地名、数字、日期要准确、规范。引用公文应先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。同一人名、机构、地点的称谓要前后一致。日期应当写明具体的年月日。
       3.结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。
       4.文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明规范化简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
       5.公文中的数字。除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
      (二)公文字体、字号及格式
       标题:方正小标宋简体,二号字,居中
       一级标题:黑体,三号字
       二级标题:华文楷体加粗,三号字
       三级标题:直接加粗,三号字
       正文:仿宋GB-2312,三号字
       页边距:上下各个2.54厘米,左右各3.17厘米
       行间距:固定值,28磅
       对齐方式:两端对齐
       页码:居中
       (三)其他事项
       1.公文附件内容中,左上角“附件”二字应与正文字体一致,需加冒号。
       2.公文中若有表格,表格中的字体应与正文字体相同,字号适合表格大小,保持整体美观。
       3.如需经学校办公室对外发文或上报材料的,请在OA中选择“02部门拟稿(院办发文)流程,按照要求完成上传,并及时提醒上级领导对材料进行审批。
       三、违规处理
       (一)公文质量和写作水平、公文格式存在微小错误,返回起草部门修改,修改完善达到要求再提交。
       (二)公文质量和写作水平、公文格式存在重大错误,进行全校通报,错误记入诊改平台。
       特此通知。
 
                          
                                         广东南方职业学院办公室
                                       2019年12月10日
 

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